Privacyverklaring uitzendkrachten

Privacyverklaring Skillflex People uitzendkrachten en kandidaat-uitzendkrachten

Deze Privacyverklaring heeft tot doel de door Skillflex People kandidaat-uitzendkrachten en ter beschikking gestelde uitzendkrachten te informeren over de manier waarop Skillflex People hun persoonsgegevens verwerkt.

Onderhavige verklaring is dan ook niet van toepassing op het vaste personeel van Skillflex People.

Skillflex People hecht het grootste belang aan de privacy van de uitzendkrachten. Zij gebruikt de persoonsgegevens van de uitzendkrachten alleen voor de in deze privacyverlaring omschreven doeleinden en neemt daarbij passende technische en organisatorische maatregelen die de Skillflex People toelaten binnen de geldende regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens te opereren.

1. Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

“Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon”.

Indien deze Privacyverklaring naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

“Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.”

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden verwerkt Skillflex People deze persoonsgegevens en op basis van welke rechtsgrond?

a. Voorafgaand aan de uitvoering van de uitzendkrachtenovereenkomst dient de uitzendkracht Skillflex People de noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken en de documenten voor te leggen nodig voor de uitvoering van de uitzendkrachtenovereenkomst en de toepassing van de geldende sociale, fiscale en arbeidswetgeving. Als noodzakelijke inlichtingen beschouwt Skillflex People alleszins:

Familienaam en voornaam
Geboortedatum en – plaats
Kopie van identiteitskaart
Rijksregisternummer
Taal/talen
Geslacht
Adres
Bankrekeningnummer
Burgerlijke stand
Naam, geboortedatum, nationaliteit en beroep echtgenoot
Aantal (gehandicapte) personen ten laste (kinderen, echtgenoot, andere)
Pensioentoestand
Functie
Loon
Arbeidsduur
Diploma(’s)
Beroepservaring
Gegevens vorige werkgever
Periode van uitzendarbeid
Periode van voorafgaande werkloosheid

Deze opsomming is niet limitatief.

Indien de uitzendkracht weigert de noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken of documenten voor te leggen, behoudt Skillflex People zich het recht de uitvoering van de uitzendkrachtenovereenkomst op te schorten. Bij elke wijziging van deze persoonsgegevens brengt de uitzendkracht Skillflex People spontaan en zonder uitstel op de hoogte.

b. Skillflex People bewaart tevens in het uitzendkrachtendossier bijkomend de persoonsgegevens waarvan de bewaring bij wet wordt opgelegd zoals:

de uitzendkrachtenovereenkomsten en de bijlagen
de individuele rekeningen en de bijlagen ervan
de overeenkomsten voor tewerkstelling van studenten
de overeenkomsten voor tewerkstelling van huisarbeiders
de overeenkomst voor de uitvoering van tijdelijke arbeid
de beroepsinlevingsovereenkomsten
werkrooster van de deeltijdse uitzendkrachten en hun afwijkingsdocumenten
glijdende uurroosters met vermelding van de gepresteerde arbeidsprestaties per dag, bij een deeltijdse uitzendkracht met een vast uurrooster tevens het begin en einde van de werkdag en de pauzes
Dimona-aangiften

c. Skillflex People bewaart tevens in het uitzendkrachtendossier bijkomend de persoonsgegevens nodig voor het toekennen van bijkomende voordelen en sanctionering van de uitzendkracht in het kader van de toezichtsbevoegdheid van Skillflex People voortspruitend uit de uitzendkrachtenovereenkomst:

uitzendkrachtenovereenkomsten en bijlagen
ingebrekestellingen, verwittigingen, schorsingen, kennisgevingen van de beëindiging van de uitzendkrachtenovereenkomst
afwezigheden ongeacht de reden
C4, tewerkstellingsattest, vakantieattesten, fiscale fiche 281.10

d. Skillflex People bewaart tevens in het uitzendkrachtendossier persoonsgegevens met het oog op de bescherming van de gerechtvaardigde belangen van Skillflex People zoals toezicht op de veiligheid en gezondheid van de uitzendkrachten, controle op het productieproces, beschermen van vertrouwelijke economische, handels- en financiële belangen van de werkgever, beschermen van de eigendommen van de werkgever.

De verwerking van de persoonsgegevens die uit hogervermeld controles voortvloeien worden in afzonderlijke richtlijnen en / of policies geregeld en bij afzonderlijke documenten aan de uitzendkracht ter kennis gebracht.

e. Het is mogelijk dat Skillflex People omwille van bvb. publicitaire redenen verzoekt een afbeelding/foto te nemen om deze op de website/sociale media,… te publiceren. In dit laatste geval zal steeds de toestemming van de uitzendkracht worden gevraagd en dit zowel voor het nemen van de afbeelding/foto als voor de publicatie hiervan.

3. Met welke derden worden jouw persoonsgegevens gedeeld en waarom?

a. Intern:

Skillflex People staat ervoor in dat geen onbevoegden kennis kunnen nemen van het uitzendkrachtendossier en de hierin opgeslagen persoonsgegevens en neemt hiertoe alle nodige interne en externe veiligheidsmaatregelen. Bevoegd om kennis te nemen van het uitzendkrachtendossier en de hierin opgeslagen persoonsgegevens zijn de directie en de verantwoordelijke HR-medewerker(s).

b. Extern:

De persoonsgegevens van de uitzendkrachten worden verstrekt aan het sociaal secretariaat van Skillflex People zijnde Partena die ten behoeve van Skillflex People deze persoonsgegevens verwerkt met de bedoeling de indiensttreding en uitdiensttreding van de uitzendkracht bij de RSZ te melden, de personeels- en salarisadministratie van Skillflex People te voeren, opstellen en overmaken van sociale documenten, uitbetaling lonen,…….
Skillflex People verstrekt tevens de persoonsgegevens aan de instellingen van sociale zekerheid in zoverre noodzakelijk ter vrijwaring van de rechten van de uitzendkracht ten overstaan van de instellingen van sociale zekerheid: RIZIV, ziekenfondsen, RVA, jaarlijkse vakantiekassen, federale pensioendienst, VDAB, arbeidsongevallenverzekeraar… of indien Skillflex People hiertoe wettelijk verplicht is.
Volgende dienstverleners van Skillflex People/de uitzendkrachten kunnen eventueel kennis krijgen van en overgaan tot verwerking van de persoonsgegevens met het oog op de uitvoering van hun opdracht: boekhouder, accountant, advocaten, verzekeringsmaatschappijen, bankinstellingen, IT-leveranciers, externe consultants, vakorganisaties,….
Uw personeelsdossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.
Skillflex People doet uitsluitend een beroep op dienstverleners die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden opdat de verwerking voldoet aan de geldende regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
Indien deze dienstverleners handelen als verwerkers, garandeert Skillflex People dat hiervoor de nodige verwerkingsovereenkomsten worden afgesloten en stellen wij alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

4. Hoe lang zullen deze persoonsgegevens worden bewaard door Skillflex People?

De persoonsgegevens van kandidaat-uitzendkrachten worden tot 5 jaar na het laatste kwalitatieve contact bewaard. Na het verstrijken van de termijn zal u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven om gecontacteerd te worden m.b.t. beschikbare functies.

Als kwalitatief contact wordt aanzien, elk contact met de kandidaat die zorgt voor een verdere stap in de bemiddeling naar werk (inhoudelijk gesprek, testen, voorwaarden, ...) Als een kandidaat- uitzendkracht niet te werk gesteld werd, er geen bewezen kwalitatief contact is geweest en niet opnieuw heeft aangegeven open te staan voor arbeidsbemiddeling, moeten de gegevens in beginsel 5 jaar na de eerste inschrijving worden verwijderd.

De persoonsgegevens van uitzendkrachten die effectief bij ons gewerkt hebben, worden 5 jaar bijgehouden na het afsluiten van het laatste contract. Na het verstrijken van de termijn van 5 jaar zal u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven om gecontacteerd te worden om ingeschakeld te worden in bepaalde functies.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.

5. Heeft Skillflex People het voornemen om de persoonsgegevens buiten Europa door te sturen?

Neen.

6. Rechten van de uitzendkracht met betrekking tot de verwerking van zijn persoonsgegevens

a. De uitzendkracht heeft recht op inzage in en kopie van zijn persoonsgegevens voor zover de uitoefening van dit recht geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen.

b. De uitzendkracht is gerechtigd alle onjuiste persoonsgegevens die op hem betrekking hebben te doen verbeteren.

c. Elke uitzendkracht is gerechtigd om de verwijdering van alle hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen die onvolledig, of niet ter zake dienend zijn, of waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden zijn, of die na verloop van de toegestane duur zijn bewaard. Indien de persoonsgegevens openbaar zijn gemaakt, neemt Skillflex People alle redelijke technische maatregelen om koppelingen naar of kopie van die persoonsgegevens te wissen zonder tot een resultaat gehouden te zijn.

d. Elke uitzendkracht kan vragen dat Skillflex People de verwerking van de persoonsgegevens beperkt en bijgevolg de persoonsgegevens niet verder verwerkt, maar wel nog bewaart:

bij betwisting van de juistheid van de persoonsgegevens door de uitzendkracht voor de periode nodig voor Skillflex People om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren.
bij onrechtmatige verwerking door Skillflex People
indien Skillflex People de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar de uitzendkracht heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Het verzoek tot beperking van de verwerking weerhoudt Skillflex People niet de persoonsgegevens te gebruiken voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon. De uitzendkracht zal van dit voornemen worden ingelicht.

e. De uitzendkracht heeft recht om de persoonsgegevens die hij aan Skillflex People heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. De uitzendkracht kan Skillflex People tevens verzoeken de persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk, rechtstreeks aan een andere werkgever over te dragen. Het recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens kan niet ingewilligd worden indien daarbij afbreuk zou gedaan worden aan de rechten en vrijheden van anderen.

7. Wie contacteren in geval van vragen?

Skillflex People met maatschappelijke zetel te Hanswijkstraat 3-5, 2800 Mechelen en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0669 836 567, is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Skillflex NV verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

De uitzendkracht kan iedere vraag met betrekking tot deze privacyverklaring of verzoek tot uitoefening van zijn rechten richten aan: Wim Van Den Berge

Per e-mail aan : wimvdb@skillflex.be

Skillflex People stelt de uitzendkracht zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek in kennis van het gevolg dat Skillflex NV heeft gegeven aan het verzoek:

Inwilliging van het verzoek
Onmogelijkheid om binnen een maand het gevolg van het verzoek aan de uitzendkracht kenbaar te maken wegens de complexiteit van het verzoek.
Weigering van het verzoek en de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit of beroep in te stellen bij de rechtbank.
De noodzaak tot bijkomende informatie bij twijfel omtrent de identiteit van de aanvrager. De verzoeken worden in principe kosteloos door Skillflex People ingewilligd tenzij het verzoek van de uitzendkracht kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege hun repetitieve karakter. In dat geval mag Skillflex People een redelijke administratieve vergoeding aanrekenen of het verzoek weigeren.

U hebt eveneens het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.